COVID-19

Comment intégrer votre plan télétravail ?

Le télétravail : L’après-crise du COVID

Venez écouter ici mon dernier Podcast avec Michel Godart, connecteur des relations humaines au travail!

A notre grande surprise, le Coronavirus nous pousse tous à rebondir et à être créatif dans l’urgence !

Malgré les inconforts, voire certains désastres économiques, nous pouvons pourtant limiter les dégâts grâce à l’internet. Imaginons que nous ayons eu cette crise sans cette technologie à portée de main….

 

Pour une bonne partie des travailleurs, nous pouvons continuer à travailler à distance et maintenir une certaine productivité grâce aux nombreux outils de collaboration à distance.

 

Que ce soit pour les entreprises qui sont déjà à 1 ou 2 jours de télétravail par semaine, ou ceux qui se lancent pour la 1° fois, le challenge est identique :  passer en mode « full remote » change la donne !

 

Alors regardons de plus près comment mettre en place un plan d’urgence télétravail.

1. Créez votre kit digital

Vous le savez, le digital est LA porte d’entrée pour passer en mode télétravail. Néanmoins certaines entreprises ne sont pas encore équipées, ne fut-ce que pour se réunir à distance.

 

L’analyse de vos besoins et certains investissements à court terme sont à envisager tels que :

  • La digitalisation de vos documents ‘prioritaires’
  • La sauvegarde facile des fichiers de partage par un système ‘cloud ‘
  • Le choix des outils de collaboration à distance pour communiquer et se réunir ensemble 

 

 

Et comment allez-vous utiliser ces outils ?

 

 

Un 1° conseil est de partager en transparence de vos agendas afin de connaître la disponibilité de chacun afin d’éviter de surcharger vos communications téléphoniques ou email.


2. Donnez un cadre juridique à vos Collaborateurs

La santé de vos collaborateurs passe aussi par la prévention des accidents en télétravail ou autre tiers lieu.

Néanmoins, il y a aussi d’autres raisons pour mettre un cadre légal pour :

  • Offrir une équité à tous en offrant les mêmes conditions de travail à tous
  • Maintenir une productivité au travail
  • Prévenir tout risque de conflit suite à des mauvaises interprétations ou abus

Pour se faire définissez le cadre des possibilités du télétravail par 3 documents:

 

  • un avenant au contrat mentionnant entre autres l’obligation d’enregistrer les jours de télétravail
  • une adaptation de votre assurance pour aussi couvrir les accidents du travail extra muros
  • un règlement télétravail abordant les conditions d’accès et procédure de mise en route ou par exemple l’engagement de maintenir le lien avec ses collaborateurs en participant de manière active aux initiatives de cohésion sociale, que ce soit de manière (in)formelle, virtuelle ou live

Faites en sorte que ces documents soient communiqués et signés dès le 1° jour de télétravail !


3. Ouvrez le dialogue par un plan de communication adapté

  • Pour tout changement en entreprise, et en particulier en cas de crise comme celle que nous vivons actuellement, il est primordial de communiquer avec vos collaborateurs sur divers  aspects ‘santé’ pour éviter toute confusion, stress voire panique tels que : L’information du Coronavirus et les gestes d’hygiène à mettre en place
  • Comment réagir face aux premiers symptômes de la maladie
  • Faciliter le dialogue avec le médecin du travail

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. « Full remote » ne veut pas dire « être isolé »

Ce n’est pas parce que vous passez en mode télétravail à temps plein que vous allez perdre le contact même si il est vrai qu’à partir du 3° jour de télétravail, l’effet de solitude se fait ressentir. Pour éviter cela, cela se planifie !

 

Car au bureau, naturellement et spontanément, le lien social se fait lors de réunions ou de pauses autour de la machine à café.

Alors qu’en télétravail, il sera utile d’organiser votre vie sociale, de le planifier pour que le lien social reste actif.

 

De nombreuses astuces sont possibles pour maintenir le lien.

Que ce soit de manière formelle par :

  • Des réunions à distance avec un chat informel en début et fin de réunion
  • Des brise-glace virtuels pour créer une ambiance sympathique et motivante
  • Des appels téléphoniques plutôt que des mails  

Comme nous sommes en Phase 2 du COVID- 19, pensez-y, nous pouvons toujours nous réunir en petits groupe.  

5. Le télétravail, ce n’est pas juste un plug in !

Vous l’aurez compris, il ne suffit pas d’avoir les bons outils pour télétravailler, encore faut-il avoir la bonne attitude envers l’autre.

 

Votre priorité est que le télétravail ne peut fragiliser l’organisation.

Dès lors décidez d’une charte de collaboration à distance pour rester efficace et décidez ensemble des bonnes pratiques sur les aspects suivants :

  • La technique : Est-ce que tout le monde est à l’aise avec les outils ou bien des formations sont nécessaires ?
  • Le planning : Est-ce que chacun partage son agenda en transparence ?
  • L’attitude : Comment gérer les urgences ?

 

6. Rendez le télétravail durable

Si vous appliquez les conseils et astuces cités ci-dessus, vous pouvez commencer en toute sécurité la télétravail pour les prochaines semaines à venir.

Néanmoins j’attire votre attention qu’implémenter de manière durable le télétravail dans votre organisation demande davantage de temps, de réflexion, de co-création et de formations pour tous les acteurs du changement.

 

Comme mentionné plus haut, nous ne sommes heureusement pas en Phase 3 du CoVID-19 et donc pas en quarantaine.

Donc n’annuler pas toutes vos réunions en petits groupe pour autant !

 

Grâce à des années d'expérience et d'expertise dans ce domaine, Nest Your Desk peut vous aider à rendre le télétravail encore plus durable. Les approches suivantes peuvent être envisagées : 

7. Une fois la crise passée

Nous espérons tous que cette situation extrême soit temporaire et de courte durée .

En temps normal chaque entreprise devrait avoir un « plan B télétravail » même si elle ne souhaite pas l’activer pour autant. La leçon est apprise.

 

Et grâce à cette expérience, vous prenez conscience qu’une fois la crise passée il sera opportun de rendre le télétravail durable et adapté à votre organisation par les approches suggérées plus haut. 

Ensuite ce sera l’aspect ‘télétravail’ qu’il est avisé d’aborder :

  • Quelles fonctions télétravaillables sont concernées ?
  • Quels sont les critères d’octroi ?
  • Quelles démarches sont à faire pour activer le télétravail ?
  • Comment se mettre en ordre au niveau légal ?

Vu le contexte émotionnel lié au Coronavirus, je vous invite à dépasser vos communications électroniques (emails, Intranet, …). Prévoyez aussi des réunions en petit groupe, en équipe, pour créer un contexte de dialogue sécurisant, que ce soit au bureau ou online.kleine groepen, in teams, om een veilige dialoog context te creëren, zowel op kantoor als online. 

 

 

 

 

Ou de manière informelle, maintenez la convivialité grâce à:

  • Des chats informels
  • Des petits déjeuner ou lunch virtuels
  • Des team building en équipe online

Et vous allez ressentir que notre communication et démarches informelles deviendront essentiels pour maintenir le lien et stimuler notre productivité à distance.

 

 

 

 

 

 

Soyez conscients que l’usage de cette charte a pour but essentiel de :

  • Maintenir la productivité
  • Respecter mutuellement le cadre de vie privée et professionnelle
  • Prévenir tout risque de conflit, qui peut être délicat à régler à distance

 

 

 

  • Prévoyez un temps de consultance online pour perfectionner votre plan télétravail
  • Entamez un processus d’implémentation « step by step » et sur mesure à votre organisation selon les démarches que vous avez déjà mises en place et ce qui vous manque aujourd’hui
  • Ou optez pour un accompagnement semi-autonome  grâce à nombre restreint d’ateliers live ou online qui vous donneront toute la connaissances et les outils nécessaires pour réaliser vos actions en interne, en tout autonomie
  • Et enfin, renforcez les compétences de vos managers et équipes par des formations

 

 

 

 

 

 

Je souhaite à toutes les entreprises de maximiser le potentiel du travail flexible et d’en tirer au plus vite tous les bénéfices tout en leur donnant un cadre pour minimiser les risques que le télétravail peut aussi occasionner.


Lancement e-learning

Dans le cadre du Coronavirus, Nest Your Desk et MySkillCamp mettons tout en oeuvre pour vous offrir très prochainement des capsules innovantes de formation en ligne sur le télétravail!